Cómo hacer el inventario de un bar o restaurante y calcular el consumo real

Con ese dato sale el coste de producto real del mes, lo que muchos llaman food cost real. Es la base de cualquier control de existencias, en un restaurante o en un bar. Es la cifra con la que se puede comparar lo que dicen tus escandallos con lo que ha pasado en la cocina y en la barra.

La respuesta corta

Un inventario son tres pasos:

1. Contar lo que hay en cocina y barra, siempre en el mismo momento.
2. Valorar cada producto a su coste de compra.
3. Comparar con el recuento anterior y con las compras del periodo.

Y una fórmula:

consumo = existencias al empezar + compras − existencias al terminar

Dicho de otra forma: lo que tenías, más lo que ha entrado, menos lo que queda. Lo que falta se ha ido en algo: en platos y bebidas vendidos, pero también en mermas, invitaciones, comidas del personal o errores. El inventario te da el total. No te dice, por sí solo, cuánto se fue en cada cosa.

Cómo hacer el inventario, paso a paso

1. Fija el momento. El último día del mes, después del cierre, o el primero antes de abrir. Lo importante es que sea siempre el mismo y que no haya servicio ni entregas a medio colocar.

Fija también una hora de corte. Lo que se recibe antes de esa hora es compra de este mes y, si sigue en el almacén, se cuenta como existencia. Lo que llega después es del mes siguiente: ni se cuenta ni se suma a las compras de este mes. Si un pedido llega mientras cuentas, aplica la misma regla y apúntalo. Lo que no puede pasar es que un producto esté en las compras y no en el recuento, o al revés, sin que se haya consumido.

2. Prepara una lista en el orden del almacén. No en orden alfabético: en el orden en que vas a recorrer la cámara, el congelador, las estanterías y la barra. Así no te saltas nada ni cuentas dos veces lo mismo.

3. Cuenta en la misma unidad en la que compras. Si el aceite te lo facturan por garrafas de 5 litros, cuenta garrafas. Si la carne te la facturan por kilos, cuenta kilos. Así el precio de la factura se aplica directamente.

4. Mejor entre dos. Uno cuenta y otro apunta. Es más rápido y se equivoca menos.

5. Pon precio a lo contado. Con el coste de compra, sin el IVA que recuperas, como se explica más abajo.

6. Calcula el consumo con el recuento anterior y las compras del periodo.

La primera vez solo obtienes una foto: las existencias de ese día. El consumo aparece en el segundo recuento, cuando ya tienes un "antes" y un "después".

Qué contar en el inventario de cocina y de barra

Entra en el inventario lo que compras para vender, tal cual o transformado. Queda fuera lo que no se vende: productos de limpieza, menaje, papel, uniformes. Esos gastos se pueden controlar aparte, pero mezclarlos aquí distorsiona el coste de producto.

Qué se cuenta en cada zona

Zona	Qué se cuenta	Detalle que suele olvidarse
Cámaras	Carne, pescado, lácteos, verdura	Lo que está en la cámara de la barra o debajo de la plancha
Congelador	Producto congelado y porcionado	Bolsas sin etiquetar: hay que saber qué son para valorarlas
Almacén seco	Aceite, harina, conservas, legumbres, especias	Lo abierto en la línea de cocina
Elaboraciones	Salsas, fondos, masas, guarniciones preparadas	Se valoran al coste de sus ingredientes
Barra	Botellas, barriles, botellines, refrescos, agua, vino	Botellas abiertas, cámara de botellines, reserva del sótano
Cafetería	Café, leche, infusiones, azúcar	Lo que se compra para la barra pero se usa en cocina

Si llevas cocina y barra por separado, decide antes de contar a qué zona pertenece cada producto y no lo cambies de un mes a otro.

Productos abiertos y elaboraciones

Botellas empezadas. Se cuentan en décimas de botella, a ojo pero siempre con el mismo criterio. Tres botellas llenas de ginebra y una por algo menos de la mitad son 3,4 botellas. Si la botella de 0,7 litros te cuesta 14,50 euros sin IVA:

3,4 × 14,50 € = 49,30 €

Barriles empezados. Una forma directa es pesarlos y restar lo que pesa el barril vacío: mide lo que queda, no lo que se supone que ha salido. Para eso necesitas una báscula y conocer ese peso. Si no los tienes, estima lo que queda de otra manera razonable. Sea cual sea el método, usa siempre el mismo.

Elaboraciones. Una salsa, un fondo o una masa ya no son sus ingredientes. Esos ingredientes salieron del almacén cuando se cocinó, así que no están en las estanterías y no se cuentan dos veces. La elaboración se cuenta como tal y, para controlar el coste de producto, se valora al coste de lo que lleva, que es justo lo que da un escandallo. Si no tienes escandallo de esa elaboración, una estimación razonable es mejor que dejarla fuera.

En contabilidad el criterio es otro: un producto elaborado se valora a su coste de producción, que suma a las materias primas otros costes que se le puedan atribuir, directos y una parte razonable de los indirectos (Plan General de Contabilidad, norma 10.ª, y la versión para pymes, norma 12.ª). Para el cálculo de este artículo basta el coste de los ingredientes: lo que se busca es cuánto producto se ha consumido, y sumar ahí otros costes lo mezclaría con lo demás.

Producto caducado o estropeado. Si al contar encuentras algo que ya no se puede vender, no lo cuentes como existencia: anótalo como merma. Contarlo como si valiera su precio de compra infla las existencias y esconde la pérdida.

Cómo valorar las existencias

Las existencias se valoran a su coste de compra, no a su precio de venta. El coste es lo que pagaste al proveedor después de descuentos, más el transporte u otros gastos directos de la compra, si los hubo.

El IVA. Si el IVA que pagas a tus proveedores te lo deduces, se valora sin IVA. Las normas contables solo incluyen los impuestos en el coste cuando no son recuperables de Hacienda (Plan General de Contabilidad, norma 10.ª, y su versión para pymes, norma 12.ª). La Ley del IVA excluye en general de la deducción los alimentos y las bebidas, pero hace una excepción con los que se compran para venderlos, tal cual o transformados, cuando quien los compra se dedica a eso de forma habitual (artículo 96). Es el caso de un bar o un restaurante. Si tu situación es especial y no deduces ese IVA, inclúyelo en el coste. Ante la duda, confírmalo con quien te lleva las cuentas.

Lo importante es la coherencia. El IVA que recuperas no es coste: no va ni en las compras ni en las existencias. El que no puedes recuperar sí es coste: va en las dos. Las ventas se toman siempre sin el IVA que cobras al cliente, porque ese IVA se ingresa a Hacienda. En el ejemplo de este artículo el IVA de las compras es deducible, así que todas las cifras van sin IVA.

Qué precio usar cuando has comprado a precios distintos. Las normas contables establecen como método general el coste medio ponderado y admiten el FIFO (lo primero que entra es lo primero que sale) si la empresa lo prefiere. Lo que piden es usar un único método para productos de naturaleza parecida.

Un ejemplo con garrafas de aceite de 5 litros: empiezas el mes con 4 garrafas a 30,00 €, compras 6 a 31,50 € y luego 6 a 33,00 €. Tienes 16 garrafas que te han costado 507 €. Usas 11 y quedan 5.

Las mismas garrafas, valoradas con cada método (ejemplo ficticio, sin IVA)

Método	Cómo se calcula	Valor de las 5 que quedan	Consumo
Coste medio ponderado	507 € ÷ 16 = 31,6875 € por garrafa	158,44 €	348,56 €
FIFO	Las que quedan son las últimas compradas, a 33,00 €	165,00 €	342,00 €

Mucha gente valora todo al último precio de compra porque es el que tiene a mano. No es lo mismo que los métodos anteriores. En este caso coincide con el FIFO porque quedan menos garrafas de las que entraron en la última compra. Si quedaran 8, el coste medio daría 253,50 €, el FIFO 261,00 € y el último precio 264,00 €. Cuánto se separan los métodos depende de cuánto cambien los precios y de cuánto producto tengas en el almacén: con precios estables, poco; con subidas fuertes, se nota. Si llevas contabilidad formal, elige el método con quien te lleva las cuentas, aplícalo siempre igual y usa el mismo en tu inventario de control.

Cómo calcular el consumo del mes

Para el negocio entero:

consumo = existencias iniciales + compras − existencias finales

Dos detalles hacen que la cuenta sea fiable:

• Las compras se cuentan cuando llega la mercancía, con el albarán y con la misma hora de corte que el recuento, no cuando llega la factura. Una factura de algo que todavía no ha entrado no es consumo. Y algo que ha entrado pero no está facturado sí lo es.
• Las devoluciones y abonos a proveedores restan de las compras.

Si separas cocina y barra, hay que añadir lo que pasa de una a otra: los limones que compra la cocina y usa la barra, el vino que sale de la barra para cocinar, las tapas de cortesía que salen de la cocina con cada caña. Esos traspasos se valoran a coste:

consumo de un departamento = existencias iniciales + compras + lo que recibe de la otra zona − lo que envía − existencias finales

En el total del negocio los traspasos se compensan: lo que una zona envía, la otra lo recibe. Solo cambian el reparto.

Con el consumo, el porcentaje:

coste de producto = consumo ÷ ventas sin IVA × 100

Ese porcentaje es tu food cost real del periodo. No es el de un plato concreto (para eso está la calculadora de food cost): es el de todo lo que se ha vendido, regalado, tirado y comido en el mes.

Las ventas sin IVA del mes salen de sumar los cierres de caja de cada día. Si los apuntas cada noche, como explico en el artículo sobre el cierre de caja, esa cifra ya la tienes.

Un ejemplo completo

Un bar-restaurante de ejemplo, inventado para seguir la cuenta. Un mes. Todas las cifras van sin IVA y las compras son las recibidas en el mes.

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La tabla tiene más columnas y puede desplazarse horizontalmente.

Existencias y compras del mes (ejemplo ficticio, euros sin IVA)

Familia	Zona	Existencias iniciales	Compras	Existencias finales
Carne y pescado	Cocina	620	1.980	540
Fruta y verdura	Cocina	110	640	95
Lácteos y huevos	Cocina	85	390	70
Secos, conservas y aceite	Cocina	540	610	585
Congelados	Cocina	380	450	415
Elaboraciones (a coste)	Cocina	60	0	75
Total cocina		1.795	4.070	1.780
Cerveza (barril y botellín)	Barra	420	980	840
Refrescos y agua	Barra	210	430	240
Vino	Barra	650	360	610
Destilados y licores	Barra	890	290	860
Café, infusiones y leche	Barra	140	310	125
Total barra		2.310	2.370	2.675
Total		4.105	6.440	4.455

Durante el mes, la cocina pasó a la barra 45 € de limones y fruta y 210 € en tapas de cortesía. La barra pasó a la cocina 40 € de vino y cerveza para cocinar.

Las tapas de cortesía son parte del coste de las consumiciones con las que se sirven: por eso se cargan a la barra. Las invitaciones son otra cosa, producto que se regala sin venta asociada. Los 70 € de invitaciones que se anotaron en el mes no incluyen ninguna tapa, así que nada se cuenta dos veces.

Cocina:

1.795 + 4.070 + 40 − 255 − 1.780 = 3.870 €

Barra:

2.310 + 2.370 + 255 − 40 − 2.675 = 2.220 €

Todo el negocio:

4.105 + 6.440 − 4.455 = 6.090 €

La suma de las dos zonas da lo mismo que el total: 3.870 + 2.220 = 6.090. Si no da lo mismo, algo se ha contado dos veces o se ha quedado fuera.

Consumo y coste de producto del mes (ejemplo ficticio, sin IVA)

Zona	Consumo	Ventas sin IVA	Coste de producto
Cocina	3.870 €	12.300 €	31,46 %
Barra	2.220 €	8.200 €	27,07 %
Total	6.090 €	20.500 €	29,71 %

Las ventas por zona salen del TPV, según cómo tengas agrupados los productos. Si vendes menús con bebida incluida, ese reparto es en parte arbitrario, y el porcentaje de cada zona también.

Lo que habría pasado sin traspasos. Sin apuntar los traspasos, la cocina habría consumido 4.085 € (33,21 %) y la barra 2.005 € (24,45 %). El total sería el mismo. Pero la cocina parecería peor de lo que es y la barra mejor, porque las tapas que acompañan a la bebida se las estaría comiendo la cocina.

Lo que habría pasado usando las compras. Si hubieras dividido las compras entre las ventas, te saldría un 31,41 % (6.440 ÷ 20.500). Con el inventario sale un 29,71 %. Esa diferencia, 350 €, es lo que han subido las existencias en el mes: son producto que no se ha consumido y sigue en el almacén. La explica la cerveza, que pasa de 420 € a 840 €; el resto de familias, en conjunto, baja algo.

Lo que hay dentro de los 6.090 €. Durante el mes se anotaron 85 € de merma, 70 € de invitaciones y 190 € de comidas del personal: 345 € en total. Los otros 5.745 € incluyen el coste de lo vendido, tapas de cortesía incluidas, y también cualquier consumo que no se anotó: la ración que salió más grande, la botella que se rompió y nadie apuntó, la invitación que no se registró, el error de recuento. El inventario no permite separarlos.

Qué decisiones se pueden tomar con el resultado

Comparar con lo que debería haber sido. Si tienes escandallos, puedes calcular el consumo teórico: lo que cuesta cada plato vendido por las unidades vendidas. La distancia entre el teórico y el real es lo que el inventario te pide investigar. Cómo hacerlo, producto a producto, está en el artículo sobre control de mermas.

Mirar la tendencia, no un mes suelto. Un 31,46 % en cocina no es bueno ni malo por sí solo. Lo que dice algo es cómo se mueve de un mes a otro con la misma forma de contar. Un salto de varios puntos sin cambio de carta ni de precios merece una explicación.

Revisar las existencias que suben. Que el almacén crezca no significa por sí solo que se haya comprado de más. Puede ser una compra antes de un puente o de la temporada, una oferta del proveedor o un cambio de carta. Lo que sí significa es dinero que está en la cámara y no en la cuenta. Si la cerveza sigue en 840 € el mes siguiente sin que haya un motivo, toca revisar los pedidos.

Usar el consumo real en tus cálculos. Para calcular cuánto necesitas vender, la calculadora de punto de equilibrio pide todos los costes variables del negocio: los que suben y bajan con lo que vendes. El consumo de producto es una parte de esos costes, no el total. Las comisiones de tarjeta, los envases o las plataformas de reparto también son variables y no están en el inventario. Lo que sí aporta el inventario es que la parte del producto salga del consumo y no de las compras. Cómo separar unos costes de otros lo explica el artículo sobre cuánto tiene que facturar un bar al día.

Anotar lo que no es venta. Si las invitaciones y las comidas del personal se apuntan, se puede separar lo que se consume para vender de lo que no. Si no se apuntan, se mezclan con todo lo demás y no hay forma de saber cuánto pesan.

Errores habituales

• Tomar las compras como consumo. Solo coinciden si el almacén acaba el mes con lo mismo que lo empezó.
• Tratar el IVA de forma incoherente: comparar compras con IVA con ventas sin él, o dejar en el coste un IVA que luego te deduces.
• Imputar las compras por la fecha de la factura en lugar de la fecha de entrega.
• Contar dos veces: una salsa y además los ingredientes que ya se usaron para hacerla, o un traspaso sumado en las dos zonas.
• Cambiar de criterio de un mes a otro: de unidad, de método de valoración, de zona a la que pertenece un producto, de hora de recuento.
• Contar como existencia lo que ya no se puede vender.
• Llamar "merma" a toda la diferencia. El recuento no distingue merma de invitación, de comida del personal o de error.
• Comparar tu porcentaje con cifras que circulan sin saber de qué tipo de negocio salen ni cómo se calcularon. Tu referencia útil es tu propio historial y tus escandallos.

Cómo empezar en un negocio pequeño

No hace falta contar todo desde el primer día.

1. Haz una lista con los productos en los que más dinero gastas al mes. Con las facturas de un mes suele bastar para ver cuáles son. Empieza por esos.
2. Cuenta esos productos el último día del mes, siempre a la misma hora. Esa primera cuenta es tu punto de partida.
3. Durante el mes, guarda los albaranes y apunta en una hoja los traspasos entre cocina y barra, las invitaciones y las comidas del personal.
4. Al mes siguiente vuelve a contar y calcula el consumo de esos productos con sus compras del mes.
5. Cuando la rutina funcione, amplía la lista hasta cubrir todo el almacén.

Mientras cuentes solo una parte, controlas el consumo de esos productos, pero todavía no puedes calcular el coste de producto de todo el negocio: para eso hacen falta todas las existencias, al principio y al final del periodo.

Contar el inventario completo una vez al mes y los productos más caros con más frecuencia es una forma razonable de repartir el esfuerzo. El artículo sobre mermas explica cómo decidir esa frecuencia según el producto.

Lo que da el inventario

Un inventario mensual no te dice por qué se ha ido el producto. Te dice cuánto, con una cifra que no depende únicamente de lo que hayas comprado ese mes: también de lo que había y de lo que queda. Con ella puedes comparar meses, comparar con tus escandallos y hacer las cuentas del negocio con un coste de producto que ha pasado de verdad.