Operación
Cómo hacer el cierre de caja de un bar o restaurante (y qué hacer cuando no cuadra)
Cerrar la caja es comparar lo que hay en el cajón con lo que dice el TPV. Aquí va cómo hacerlo cada noche sin perder media hora, qué hacer cuando no cuadra y por qué esos números valen mucho más que para cuadrar un día.
Se va la última mesa, la cocina ya está recogida y queda lo que nadie quiere hacer con prisa: contar la caja.
Cuando tuve mi cafetería, la contaba yo cada noche. Y si algo me ha quedado de aquellos cierres es que cuadrar el día es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es guardar esos números para que sirvan después.
La respuesta corta
Cerrar la caja es comprobar que el efectivo que hay en el cajón es el que debería haber. La cuenta es esta:
efectivo esperado = fondo de caja inicial + ventas en efectivo − pagos y retiradas en efectivo
Después cuentas lo que hay de verdad. La diferencia es el descuadre:
descuadre = efectivo contado − efectivo esperado
Si sale cero, la caja cuadra. Si sale en negativo, falta dinero. Si sale en positivo, sobra, y también hay que saber por qué.
Lo demás, tarjeta, Bizum o transferencias, no se cuenta: se comprueba que lo cobrado coincide con lo que dice el TPV.
Antes de contar: tres decisiones que ahorran problemas
Un fondo de caja fijo. Es el cambio con el que abres: siempre la misma cantidad, por ejemplo 150 €. Al cerrar, lo primero que se aparta es ese fondo para el día siguiente. Si cada día abres con una cantidad distinta, cuadrar se vuelve un lío.
Quién cierra y a qué hora. Mejor siempre la misma persona, o las mismas dos. Y una hora de corte clara: lo que se cobre después es del día siguiente.
Contar sin prisa y, si se puede, entre dos. Uno cuenta y otro apunta. Se equivoca menos y nadie queda en una posición incómoda si falta algo.
El cierre, paso a paso
1. Saca el informe de cierre del TPV o de la caja registradora. Es lo que muchos llaman la «Z»: las ventas del día y, en los TPV, separadas por forma de pago. Es tu referencia. En mi cafetería teníamos una caja registradora de las antiguas y no había datáfono: todo era efectivo, y el cierre era contar y comparar con la Z.
2. Si cobras con tarjeta, cierra el datáfono y compáralo con la tarjeta del TPV. Deben coincidir. Si no, suele ser un cobro con tarjeta marcado en el TPV como efectivo, o al revés.
3. Cuenta el efectivo por valores. Billetes de 50, de 20, de 10, monedas… Contar por valores es más rápido y, si te equivocas, es más fácil repetir solo una parte.
4. Aparta el fondo para mañana. Si puede ser, con cambio variado.
5. Anota los movimientos del día. Lo que pagaste desde la caja, como el pan, el hielo o un proveedor pequeño, y lo que se retiró. En mi cafetería había proveedores que traían pocas cantidades y se les pagaba de la caja. Se apuntaba en un papel. Funciona, siempre que el papel no se pierda y alguien lo pase luego a algún sitio.
6. Calcula el descuadre. Con la fórmula de arriba.
7. Guarda o ingresa el resto. Y deja anotado el resultado del día.
El bote, aparte. Las propinas no son ventas del negocio. En mi cafetería iban en su sitio y se repartían solo entre los empleados. Mezclarlas con la caja es la forma más rápida de no saber nunca si cuadras.
Un ejemplo completo
Ejemplo ilustrativo
Es un caso 100 % ficticio. Las cifras están inventadas para que se pueda seguir la cuenta: no son datos medios del sector ni corresponden a ningún negocio real.
Un bar, un día cualquiera, con un fondo de 150 € y un IVA del 10 % en todas las ventas.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Fondo de caja inicial | 150,00 € |
| Ventas en efectivo (según el TPV) | 612,40 € |
| Ventas con tarjeta (según el TPV) | 845,60 € |
| Ventas por Bizum | 38,00 € |
| Ventas totales del día, con IVA | 1.496,00 € |
| Pagos desde la caja: pan y hielo | −30,50 € |
| Efectivo esperado (150 + 612,40 − 30,50) | 731,90 € |
| Efectivo contado | 724,50 € |
| Descuadre | −7,40 € |
| Fondo para mañana | 150,00 € |
| Efectivo para guardar o ingresar | 574,50 € |
| Datáfono: cierre del aparato frente a la tarjeta del TPV | 845,60 € = 845,60 € |
| Bote (aparte, no entra en la caja) | 23,50 € |
Las ventas del día sin IVA son 1.496,00 € ÷ 1,10 = 1.360,00 €. Es la cifra que cuenta para tus números.
Siete euros con cuarenta no es para alarmarse, pero tampoco para ignorarlo: hay que mirar si se repite.
Cuando no cuadra
Un descuadre aislado y pequeño casi siempre tiene una explicación tonta:
- un cambio mal dado en plena punta;
- una venta que no se marcó o se marcó dos veces;
- un cobro con tarjeta registrado como efectivo, o al revés;
- una invitación o una consumición del personal que no se anotó;
- un pago desde la caja que no se apuntó;
- un error al contar.
A veces no es tan tonta. En mi cafetería, un día nos faltaban 20 € y no había forma de explicarlo. Lo vimos en las cámaras: un cliente se había llevado de la barra un dinero que no era suyo.
Lo que sirve:
- Repasar antes de sospechar. Vuelve a contar, revisa los cobros con tarjeta y los pagos anotados.
- Apuntar el descuadre aunque sea pequeño, con la explicación si la encuentras.
- Mirar si se repite. Un descuadre aislado no acusa a nadie. Uno que vuelve los mismos días o en los mismos turnos sí merece que lo investigues. Es el mismo criterio que con las mermas: el dato te dice que hay una diferencia, no quién la ha causado.
- No compensar un día con otro. Si un día sobra y otro falta, se apuntan los dos.
De la caja de cada día a los números del mes
Este es el error que más me pesa de mi época de dueño: contaba la caja cada noche, pero no pasaba esos datos al ordenador. Si lo hubiera hecho, habría sabido qué días del año entraba más gente y me habría adelantado: más pedido a los proveedores y alguien más en el turno, en vez de enterarme ese mismo día.
Apuntar cada cierre en un mismo sitio, aunque sea una hoja de cálculo, sirve para tres cosas:
- Saber cuánto vendes de verdad cada mes, sin IVA. Es la cifra que pide la calculadora de punto de equilibrio para saber si estás por encima de lo que necesitas facturar al día, y la que usa el inventario para calcular el coste de producto real del mes.
- Ver los patrones: qué días, qué semanas y qué fechas del año son fuertes o flojas. Con eso se planifican compras, personal y descansos.
- Detectar descuadres que se repiten, que en un día suelto no se ven.
La calculadora de cierre de caja hace la cuenta de cada día por ti y te dice cuánto deberías tener en el cajón. Desde la misma página puedes descargar gratis una hoja de Excel para apuntar cada cierre y tener el mes entero a la vista: justo lo que a mí me faltó.
Errores habituales
- Mezclar el bote con la caja.
- Pagar a un proveedor con dinero de la caja y no apuntarlo.
- No anotar invitaciones ni consumiciones del personal. Además, sin ellas el inventario no cuadra.
- Cambiar el fondo cada día.
- Cuadrar «a ojo», dando por buena una diferencia sin contarla.
- Tocar las ventas del TPV para que cuadre. Eso no es un ajuste: ver la nota de abajo.
- Quedarse con el cuadre del día y no guardar el histórico.
Lo que dice la normativa en España
Normativa · vigente a octubre de 2026
- Pagos en efectivo. Cuando una de las partes es empresario o profesional, no se pueden pagar en efectivo operaciones de 1.000 € o más (Ley 7/2012, art. 7). La multa es del 25 % de lo pagado en efectivo, y responden tanto quien paga como quien cobra. En el día a día de un bar casi nunca se llega a esa cifra, pero puede pasar con una celebración o un catering.
- Los registros del TPV no se tocan. La Ley General Tributaria obliga a que los programas de facturación y de gestión garanticen que las ventas registradas no se puedan borrar ni alterar sin que quede anotado (art. 29.2.j). Tener un programa que no lo cumpla, cuando tendría que estar certificado o cuando se ha alterado, es infracción tributaria (art. 201 bis).
- Verifactu. Los sistemas de facturación, TPV incluidos, tendrán que estar adaptados al Reglamento Verifactu antes del 1 de enero de 2027 quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades, y antes del 1 de julio de 2027 el resto, autónomos incluidos (Real Decreto 1007/2023, con los plazos del Real Decreto-ley 15/2025). Pregunta a tu proveedor de TPV si ya está adaptado.
Esto no es asesoramiento fiscal: para tu caso, consulta a quien te lleve las cuentas.
El número que de verdad importa
Cuadrar la caja cada noche te dice si falta dinero hoy. Guardar todos los cierres te dice cómo funciona tu negocio a lo largo del año. La primera parte la hace casi todo el mundo. La segunda, muy pocos, y es la que habría cambiado cómo organizaba yo mis compras y mis turnos.
Fuentes
- Ley 7/2012, de 29 de octubre, art. 7: limitaciones a los pagos en efectivo (BOE, texto consolidado)
- Ley 58/2003, General Tributaria: arts. 29.2.j y 201 bis (BOE, texto consolidado)
- Real Decreto 1007/2023, Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Verifactu): disposición final cuarta (BOE, texto consolidado)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, art. 3: nuevos plazos de adaptación (BOE)
Cuadrar el día es la mitad. La otra mitad es lo que haces con los números. En la newsletter cuento decisiones reales de pequeños negocios de hostelería, una en cada envío. Suscríbete gratis aquí abajo y, si quieres contarme cómo cierras tú la caja, responde a cualquier envío.